Privacyverklaring

Volleybalvereniging Aetos
Vogelzang 15
6662 VV Elst
Website: https://aetos.nl/
E-mail: secretaris@aetos.nl

Het bestuur van Aetos is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de vereniging.

Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld bij aanmelding als lid, vrijwilliger of deelnemer aan een activiteit. Het gaat onder andere om:

• Naam, adres, woonplaats

• Geboortedatum, geslacht

• E-mailadres, telefoonnummer

• Bankrekeningnummer (voor contributie)

• Lidmaatschapsgegevens, teamindeling, speelgerechtigdheid

• Eventuele functie binnen de vereniging (vrijwilliger, trainer, coach, bestuurslid)

• Foto’s en video’s (indien toestemming is gegeven)

• Inloggegevens voor onze digitale omgeving (indien van toepassing)

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens zoals ras, religie, politieke voorkeur of medische gegevens, tenzij dit strikt noodzakelijk is (bijvoorbeeld bij een blessuremelding) en met uitdrukkelijke toestemming.

Aetos verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doelen:

• Het afhandelen van het lidmaatschap en het innen van contributie

• Het inschrijven bij de Nederlandse Volleybalbond (Nevobo)

• Het indelen van teams, plannen van wedstrijden en communicatie met leden

• Het organiseren van trainingen, toernooien en evenementen

• Het onderhouden van contact met leden, vrijwilligers en ouders/verzorgers

• Het plaatsen van foto’s en nieuwsberichten op website en social media (alleen met toestemming)

• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals boekhouding en fiscale bewaartermijnen

• Het verbeteren van onze dienstverlening en de werking van de website

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

1. Uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst (artikel 6 lid 1b AVG)
   – bijvoorbeeld administratie, contributie-inning, teamindeling

2. Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1c AVG)
   – bijvoorbeeld bewaartermijnen voor financiële gegevens

3. Toestemming (artikel 6 lid 1a AVG)
   – bijvoorbeeld gebruik van foto’s of promotie op social media

4. Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1f AVG)
   – bijvoorbeeld interne communicatie, werving van vrijwilligers of sponsors

Aetos verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is voor onze activiteiten of wettelijk verplicht is.

Wij delen gegevens met:

• Nevobo - voor registratie van leden, competitie en teamindeling

• Sportlink Services B.V. - voor ledenadministratie en contributie

• Onze financiële dienstverleners (bank, accountant)

• Verzekeraar of gemeente - indien vereist voor deelname of subsidieaanvragen

• ICT- en websitebeheerders - voor technisch onderhoud

• Apple - voor het versturen van pushmeldingen naar de AETOS-app en, als u daarvoor kiest, voor inloggen met Apple

Met alle partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, heeft Aetos verwerkersovereenkomsten gesloten.

Er vindt geen doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) plaats, tenzij dit door Sportlink of Apple (zie artikel 10) noodzakelijk is. Beide partijen voldoen aan de AVG en nemen passende beveiligingsmaatregelen.

Aetos neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking of wijziging. Alleen geautoriseerde vrijwilligers en bestuursleden hebben toegang tot persoonsgegevens en zijn gebonden aan geheimhouding

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of zolang wettelijk verplicht.

Lidgegevens: maximaal 2 jaar na beëindiging van het lidmaatschap

Financiële administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)

Foto’s/social media: totdat toestemming wordt ingetrokken

Vrijwilligers-/wedstrijdinformatie: zolang relevant voor de uitvoering van taken

Tijdens trainingen, wedstrijden en evenementen kunnen foto’s of video’s worden gemaakt. Deze worden gebruikt voor onze website, social media of clubpublicaties.

• Voor minderjarigen (<16 jaar) wordt toestemming van ouders/verzorgers gevraagd.

• U kunt altijd bezwaar maken tegen publicatie of verzoeken om verwijdering via secretaris@aetos.nl.

• Wij gebruiken geen beeldmateriaal voor commerciële doeleinden.

De website aetos.nl gebruikt cookies om de site goed te laten functioneren en om bezoekersstatistieken te verzamelen. Er worden drie soorten cookies gebruikt:

1. Functionele cookies – noodzakelijk voor correcte werking van de site

2. Analytische cookies – om bezoekersgedrag te meten (bijv. via Google Analytics, geanonimiseerd)

3. Tracking cookies – alleen geplaatst na toestemming, voor bijvoorbeeld social media of marketing

Bij het eerste bezoek aan de website krijgt u een melding om toestemming te geven of cookies te weigeren.

De AETOS-app (iOS en Android) en TeamUp (teamup.aetos.nl) zijn van Aetos. TeamUp is de online ledenomgeving van de vereniging; de app gebruikt hetzelfde account.

Zonder in te loggen
Het programma, de standen, de taken en de clubinformatie kunt u zonder account bekijken. De app verzamelt dan geen persoonsgegevens. De app bevat geen advertenties, geen analysesoftware en geen tracking.

Met een account
Uw account wordt aangemaakt door de vereniging, via een uitnodiging. Als u inlogt, verwerken wij:

• Naam en e-mailadres

• Uw wachtwoord, versleuteld opgeslagen

• Een profielfoto, alleen als u die zelf toevoegt

• Uw teams, uw rol in het team (bijvoorbeeld speler of teamleiding) en uw positie

• Uw af- en aanmeldingen voor wedstrijden en trainingen, met de reden als u die invult

• Uw taken, zoals zaaldienst, fluiten en tellen

• Berichten die u via Contact stuurt

• Voor ouders: de koppeling met het account van uw kind

Deze gegevens gebruiken wij om de teams te organiseren: zien wie er komt, taken verdelen en u op de hoogte houden. De gegevens zijn zichtbaar voor de vereniging en, voor zover nodig, voor uw teamgenoten en teamleiding.

Inloggen met Apple en passkeys
Als u inlogt met Apple, ontvangen wij van Apple alleen een code waarmee wij uw account herkennen, en uw e-mailadres. Bij een passkey slaan wij alleen een openbare sleutel op; uw vingerafdruk of gezicht blijft op uw toestel.

Pushmeldingen
Als u meldingen toestaat, slaan wij een meldingscode van uw toestel op. Daarmee kunnen wij u een melding sturen, bijvoorbeeld als er iets verandert aan uw taak of als een training niet doorgaat. Op iPhone en iPad lopen deze meldingen via Apple. U kunt meldingen in de app per soort uitzetten, of helemaal uitzetten in de instellingen van uw toestel. Als u uitlogt, verwijderen wij de meldingscode.

Op uw toestel
De app bewaart de laatst geladen gegevens op uw toestel, zodat de app ook offline werkt. Uw inlogsessie staat versleuteld in de beveiligde opslag van uw toestel. Als u de app verwijdert, is dit weg.

Account verwijderen
U kunt uw account laten verwijderen via Mijn TeamUp › Contact in de app of via secretaris@aetos.nl. Wij verwijderen dan uw account en de gegevens die erbij horen, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren.

Doorgifte buiten de EER
Apple kan gegevens voor pushmeldingen en inloggen met Apple verwerken in de Verenigde Staten. Apple neemt deel aan het EU-US Data Privacy Framework.

U heeft volgens de AVG de volgende rechten:

• Recht op inzage in uw gegevens

• Recht op correctie of verwijdering van uw gegevens

• Recht op beperking van verwerking

• Recht van bezwaar tegen bepaalde verwerkingen

• Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit)

• Recht om toestemming in te trekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking aantast

U kunt uw verzoek indienen via secretaris@aetos.nl.
Wij reageren uiterlijk binnen één maand.

Bij klachten over de omgang met persoonsgegevens kunt u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Aetos behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Op onze website wordt altijd de meest recente versie gepubliceerd.
Wij adviseren u om deze verklaring regelmatig te raadplegen.